Gestión Legal Eficiente: Así ayudamos a una firma de abogados a tomar control total de sus contratos con un software personalizado

Para una firma de abogados independiente, gestionar decenas o cientos de contratos puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza. Buscar cláusulas, revisar vencimientos o rastrear detalles de cumplimiento toma horas valiosas, especialmente cuando la información está dispersa entre correos, carpetas compartidas o documentos impresos.

Nuestro cliente quería algo diferente: una solución moderna, inteligente, y que no interrumpiera su forma actual de trabajar. Así fue como creamos un Contract Manager con IA personalizado, que revolucionó la manera en que gestionan sus contratos.

El reto: mucho por controlar, poco tiempo para hacerlo

Antes de implementar la herramienta, el equipo legal pasaba hasta 40% de su tiempo revisando contratos antiguos, buscando detalles clave para decisiones urgentes o preparando negociaciones. La información no siempre era fácil de encontrar, y dependía demasiado del conocimiento de personas específicas.

Querían:

Un sistema que centralizara todos los contratos
Acceso rápido a cláusulas y obligaciones
Alertas para evitar vencimientos automáticos
Seguridad y control de acceso por rol

Nuestra solución: un AI Contract Manager que lo hace todo (sin interrumpir nada)

Desarrollamos una plataforma que no solo almacena contratos, sino que los entiende. Con tecnología de procesamiento de lenguaje natural (NLP) y machine learning, nuestro sistema extrae información crítica y permite a cualquier miembro del equipo hacer preguntas en lenguaje natural para obtener respuestas inmediatas.

Paso 1: Centraliza todos los contratos en un solo lugar

Se pueden subir archivos manualmente o reenviarlos a una bandeja tipo contratos@tuempresa.com
El sistema organiza los contratos por fecha, proveedor, tipo de acuerdo o equipo responsable
Se convierte en una biblioteca digital siempre disponible, con historial y trazabilidad

Paso 2: Resúmenes automáticos para entender sin ser abogado

El sistema genera un resumen en lenguaje claro con:

Fecha de inicio y fin
Responsables y área legal involucrada
Tiempos de entrega y pagos
Cláusulas clave ante incumplimientos
Requisitos de cumplimiento o seguros

También se pueden adjuntar documentos relacionados (cotizaciones, facturas, órdenes de compra), dejar comentarios, y asignar responsables.

Paso 3: Hazle preguntas al contrato y obtén respuestas en segundos

“¿Cuándo vence este contrato?” “¿Podemos terminarlo anticipadamente?” “¿Cuál es la cláusula de penalidad?”

El chat con IA extrae la información directamente del contrato y te muestra la cláusula correspondiente. Ya no hay que buscar manualmente: el sistema entiende el lenguaje y entrega respuestas precisas, incluso durante reuniones o llamadas urgentes.

Paso 4: Alertas automáticas que evitan sorpresas

Configura alertas para:

Vencimientos próximos
Entregas pendientes
Renegociaciones o renovaciones automáticas

Y recíbelas directamente en tu correo, Slack o Teams. Nunca más perderás una fecha clave.

Paso 5: Seguridad adaptada a tu equipo

Puedes definir qué equipos o personas ven qué contratos:

Legal puede acceder a todo
Finanzas solo a cláusulas de pago y garantías
Operaciones a términos de servicio y SLA

Todo el contenido está protegido, trazado y bajo control.

Resultados en 90 días: agilidad, control y menos dependencia de personas clave

Desde la implementación del sistema, nuestro cliente logró:

80% menos tiempo buscando información en contratos
+350 contratos digitalizados y categorizados
100% de cumplimiento en fechas de renovación
Reducción de 50% en riesgos por contratos vencidos o mal gestionados
Mayor independencia operativa gracias al chat inteligente

Más allá del almacenamiento: inteligencia al servicio del derecho

Nuestro sistema no solo archiva. Aprende. Identifica patrones. Y ayuda al equipo legal a anticiparse, planificar y negociar con información en tiempo real.

Se puede integrar con otras herramientas como:

Invoice Manager: para compartir datos de proveedores sin duplicación
Generadores de cotizaciones: usando precios y condiciones del contrato

El futuro de la gestión legal ya llegó

Olvídate de las carpetas en el escritorio o los PDFs en el correo. Con un gestor de contratos con IA, tu firma legal puede operar con precisión, agilidad y plena confianza.

¿Estás listo para tomar control total de tus contratos?

Hablemos.